2013年12月6日至7日，北京分院/行政管理分會協作一片召開了辦公室系統工作交流研討會，片內各成員單位的辦公室主任和檔案管理人員近20人參加了此次會議，會議由片長單位基因組所辦公室主任潘立穎召集并主持。

　　此次工作交流研討會特別邀請了中科院檔案館潘亞男常務副館長為參會人員做了專題報告。報告圍繞檔案管理知識和工作流程，以及檔案數字化工作的部署和要求進行了詳細的講解。 

　　潘館長首先針對中科院檔案館近期進行的職能定位和運行機制的調整工作，向參會人員進行了傳達。隨后，她運用檔案工作中的實例，講解了檔案工作的性質、特點和內涵，并強調了檔案管理工作的重要性，對于檔案本身在收集整理過程中的要求與標準進行了指導。談到檔案數字化工作時，她指出檔案數字化工作是從國家層面宏觀管理上的重要舉措，也是我院及各院屬研究所行政管理能力的重要體現，數字化工作將會給研究所的發展提供高效、有力的支撐。從已經完成的院機關文書檔案數字化項目的成果來看，這將是傳統檔案向現代檔案轉型升級的重要途徑。 

　　為做好檔案數字化工作，中科院檔案館將以“項目帶動、引領示范”、“試點先行、循序漸進”、“全面鋪開、穩步推進”為工作思路，對全院各研究所檔案數字化工作提出工作要求并進行積極部署與指導。隨后，參會人員還就檔案管理中遇到的問題和對我院檔案工作的意見和建議進行了充分的交流和研討。此次專題報告，對協作一片各單位檔案方面工作給予了有力的指導。 

　　在研究所共性問題的交流研討階段，參會人員介紹了本單位綜合辦公室工作的基本情況和工作特點，并就一些具體業務問題進行了交流。大家提出的共性問題包括如何進一步提高辦公室的執行落實與溝通協調能力，如何結合相關工作要求做好會議管理工作，如何明確辦事流程合理簡化程序提供高效的管理與服務，如何做好研究所信息宣傳工作，如何對辦公室人員的崗位職責進行合理的安排與劃分等，大家暢所欲言，不但提出了共性問題，還分享了工作中的經驗和好的做法。 

　　通過交流研討，參會人員都感到十分有收獲。不但加強了片區內各單位之間的了解，還互通了有無、分享了問題與經驗，為本單位的辦公室工作帶來了新的思路和視角。特別是檔案專題的報告，為各研究所檔案管理工作起到了積極推進的作用，中科院檔案館的職能與機制的調整為各院屬單位的檔案管理工作提供了平臺，也使檔案管理人員更加有信心做好檔案日常管理以及檔案數字化等重要工作。 

　　今后，協作一片將繼續發揮優勢，加強溝通與交流，結合各自研究所的特點，相互學習借鑒，扎扎實實做好辦公室各項工作，為更好的推進研究所整體管理水平的提高做出貢獻。